Política de tratamiento de datos personales

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Administración, en el correo [email protected].

Esta política aplica a todos los datos personales que QUICKSYS trata como Responsable: los de prospectos y visitantes del sitio, clientes y sus contactos, proveedores, aliados comerciales y empleados.

Respecto de los datos que los clientes cargan en la plataforma QS AutoDealer (por ejemplo, los compradores de un concesionario), QUICKSYS actúa como Encargado: el cliente es el Responsable, define las finalidades y garantiza contar con las autorizaciones de los titulares; QUICKSYS trata esos datos únicamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones del cliente y la ley.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales —recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, datos biométricos, entre otros).

• Identificación y contacto: nombre, documento de identidad o NIT, cargo, correo electrónico, teléfono, dirección y ciudad.
• Comerciales y contractuales: empresa que representa, historial de cotizaciones, contratos, facturación, pagos y comunicaciones sostenidas.
• Técnicos y de auditoría: identificador de usuario, dirección IP, fecha y hora de acceso y registro de acciones dentro del Sistema.
• Datos de firma electrónica: los necesarios para acreditar la suscripción de documentos (correo, IP, fecha y hora, huella del documento).

QUICKSYS no recolecta datos sensibles ni datos de menores de edad como Responsable. Si por error se recibieran, se eliminarán, salvo obligación legal de conservarlos.

• Atender solicitudes de información, demostraciones y cotizaciones.
• Formalizar, ejecutar y liquidar la relación contractual, incluida la facturación y el recaudo.
• Prestar, operar, mantener y dar soporte al servicio contratado.
• Acreditar la suscripción de documentos mediante firma electrónica y conservar su evidencia.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre el producto, cuando el titular lo haya autorizado.
• Garantizar la seguridad, disponibilidad y trazabilidad de la plataforma, y prevenir el fraude.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridad competente.

La autorización se obtiene por medios que permitan su consulta posterior: envío de formularios del sitio, aceptación electrónica al contratar, correo electrónico o suscripción de documentos. Se entiende otorgada para las finalidades de la sección 5.

No se requiere autorización cuando se trate de información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones, por orden judicial, de datos de naturaleza pública, o en los demás casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Las solicitudes se presentan al correo [email protected], indicando nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud, canal de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

El titular solo puede acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante QUICKSYS.

Para operar el servicio, QUICKSYS se apoya en proveedores de infraestructura, correo y comunicaciones que pueden estar ubicados fuera de Colombia. En esos casos se suscriben los acuerdos de transmisión de datos que exige la norma y se exigen garantías de seguridad y confidencialidad equivalentes a las aplicadas por QUICKSYS.

QUICKSYS aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Cifrado en tránsito y en reposo.
• Aislamiento de la información de cada cliente en su propio espacio.
• Control de acceso por roles y privilegios mínimos.
• Autenticación multifactor y políticas de contraseña y de cierre de sesión por inactividad.
• Registro de auditoría de accesos y cambios.
• Respaldos periódicos con verificación de integridad.

Esta política rige desde el 24 de julio de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades del tratamiento y los términos legales de conservación contable, comercial y tributaria que resulten aplicables.

Cualquier modificación sustancial será informada a los titulares por los canales habituales y publicada en esta página antes de su entrada en vigor.